Accounting entity

เมื่อกล่าวถึงการทำระบบองค์กรสักระบบ ผมจะเจอคำว่า องค์กรนั้นต้องเป็น Accounting Entity ซึ่งแปลตรงๆว่า หน่วยงานทางบัญชี ซึ่งผมก็ยังไม่เข้าใจความหมายจึงทำการค้นหาจาก Google เนี่ยละครับ ได้ข้อมูลมาดังนี้

ความเป็นหน่วยงานทางบัญชี (Accounting Entity) หมายถึง ธุรกิจเป็นหน่วยงานที่ดำเนินกิจกรรมในทางเศรษฐกิจเป็นอิสระแยกต่างหากจากผู้เป็นเจ้าของและผู้มีส่วนได้เสียในธุรกิจนั้น

เรีบบเรียงโดย อ.วรรณนภา สุทธิประภา จาก bunchee.bus.ubu.ac.th/Doc/ch01.doc



Business or other economic unit (including subdivisions) being accounted for separately. A system of accounts is kept for the entity. An accounting entity is isolated so that recording and reporting for it are possible. Examples of accounting entities are corporations, partnerships, trusts, and industry segments. A distinction should be made between an accounting entity and a legal entity. For example, a proprietor's accounting entity might be the business whereas the legal entity would include personal assets. Also, in the corporate environment, affiliated companies can be differently organized for legal and accounting purposes (e.g., industry segments).

www.answers.com/topic/accounting-entity

ความหมายคราวๆ จากข้างบนหน่วยงานทางธุรกิจ ที่ถูกแบ่งตามบัญชี โดยระบบจะถูกเก็บสำหรับหน่วยงาน ซึ่ง accounting entity ถูกแยกเพื่อทำการบันทึกและรายงานเท่าที่เป็นไปได้ ตัวอย่างเช่น accounting entity คือ บริษัท หุ้นส่วนการค้า ภาคอุตสาหกรรม โดยควรแบ่งระหว่าง accounting entity และ legal entity ให้ชัดเจน



Clearly defined economic unit which (1) engages in identifiable economic activities, (2) controls economic resources (for which accounting records are maintained and periodic financial statements are prepared) and (3) is distinct from the personal dealings of its owners or employees. To ensure that the fundamental accounting equation always refers to the same distinct entity the boundaries of the unit, once established, must not be changed arbitrarily. Also called reporting entity.
http://www.businessdictionary.com/definition/accounting-entity.html

อีกความหมายคือ หน่วยธุรกิจที่มีการระบุกิจกรรมทางเศรษฐกิจ มีการใช้ทรัพยากรทางเศรษฐกิจ มีการบันทึกไว้ในงบการเงิน และสุดท้ายคือแยกกันระหว่างเจ้าของ กับ พนักงาน


สรุปที่ผมเข้าใจคือ accounting entity คือ หน่วยงานที่มีทำกิจกรรมทางเศรษฐกิจ ได้การทำบันทึกบัญชี และ บริหารงานอย่างแยกกับเจ้าของนั้นเอง

บัญชีแยกประเภท (General ledger)

คำศัพท์คำหนึ่งที่เจอ ประจำ ในการทำรายงาน และสำคัญมากต่อบริษัท คือ บัญชีแยกประเภท (General ledger) หรือเรียกันสั้นๆ ว่า GL

ใน GL นั้น เคยมีคนเปรียบเทียบในผมฟังว่า เหมือน กระโถนท้องพระคลัง แบบทุกสิ่งทุกอย่างที่เกิดขึ้นในบริษัทต้องมาลงใน GL หมด

โดยธรรมชาติ การทำธุรกิจทุกประการ เมือมีการกระทำใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจแล้ว จะเกิดธุรกรรม เมื่อนเกิดธุรกรรมแล้ว ต้องมีการบันทึกไว้ธุรกรรมนั้นไว้ใน GL เพื่อแยกประเภทจัดเก็บธุรกรรมต่างๆ ไว้เป้นหมวดหมู่ต่างๆ ตาม หมวดหมู่หมายเลขบัญชี

1. สินทรัพย์
2. หนี้สิน
3. ส่วนของเจ้าของ
4. รายได้
5. รายจ่าย

ซึ่งเป็นหลักการพื้นฐานทางบัญชี โดยแต่ละหมู่อาจแบ่งเป็น เลขย่อยได้อีก โดยส่วนใหญ่นั้นจะแบ่งตาม การแปลงเป็นเงินง่าย หรือ ระยะสั้น ระยะยาว

และแบ่งออกเป็น Subsidiary Ledger ซึ่งมี

1. บัญชีเจ้าหนี้(Account payable) เรียกสั้นๆ ว่า AP
2. บัญชีลูกหนี้(Account receivable) เรียกสั้นๆ ว่า AR

โดยคราวๆ GL เป็นบัญชีที่สำคัญมาก เพราะข้อมูลธุรกรรมทุกอย่างนั้น ต้องลงมาอยู่ใน GL นี้ทั้งหมดครับ ซึ่งบ่อยครั้งจะต้องโดยนำข้อมูลไปใช้

อ่านข้อมูลเพิ่มเติมได้จาก http://www.ismed.or.th/SME2/src/upload/knowledge/117143417045d2aaba063fa.pdf